Overbelasting zie je vooraf
Je legt per cliënt de werkelijk ingezette uren per week vast. Die staan tegenover de norm van 80% van de contracturen, en je ziet per begeleider hoeveel uur die erboven of eronder zit.
Voor ambulante begeleiding · Wmo en Jeugdwet
Grip op je caseload.
Eerlijk verdeeld.
Caseload.nl laat in uren zien hoeveel ruimte je team heeft, houdt de wachtrij van aanmeldingen bij en geeft bij elke nieuwe cliënt een matchadvies dat je kunt uitleggen. Zo komt de juiste cliënt bij de juiste begeleider, zonder dat iemand overbelast raakt.
- Verwerking volgens NEN 7510, alle data en verwerkers binnen de EU
- Eigen, afgeschermde omgeving per organisatie
- Werkt naast je zorgadministratie, zonder dubbele invoer
- In je eigen huisstijl op een eigen subdomein
Data blijft in de EUVerwerkt volgens NEN 7510
jouworganisatie.caseload.nl
Teamoverzicht · directe uren per week
4 in de wachtrij · 1 urgent
30actieve cliënten
2boven de norm
3sluiten binnen 2 maanden
- Sanne B.−6,6 u
- Youssef A.−1,3 u
- Marieke de V.+1,4 u
- Tom K.−7,7 u
- Esra Y.+4,7 u
- Pieter H.−2 u
- WMO Basis
- WMO Complex
- Jeugd Basis
- Jeugd Complex
- Zorgcoördinatie
- norm
Waarom Caseload.nl
Verdelen op gevoel werkt tot het misgaat
Een nieuwe aanmelding komt binnen. Wie heeft er nog uren over, wie heeft ervaring met deze problematiek, en bij wie sluit binnenkort een traject af? Die afweging zit nu vaak in één hoofd of in een spreadsheet. Caseload.nl maakt hem zichtbaar.
De juiste expertise op de juiste plek
Tien aandachtsgebieden, van GGZ, LVB en autisme tot schuldhulp, jeugd en dagstructuur, wegen mee op drie niveaus: basis, ervaren of specialist.
Een advies dat je kunt uitleggen
Geen zwarte doos: je ziet precies waarom iemand bovenaan staat. De beheerder kiest en wijst toe, en kan dat ook weer terugdraaien.
Functies
Alles voor de verdeling van cases, verder niets
Caseload.nl is geen cliëntdossier en geen declaratiesysteem. Het werkt ernaast, zonder koppeling: budget, geïndiceerde uren en de einddatum van de indicatie blijven waar ze al staan. Caseload.nl doet één ding goed: inzicht in de teambelasting en een onderbouwde keuze bij elke aanmelding.
Wachtrij voor aanmeldingen
Het aanmeldteam voert aanmeldingen in en zet ze klaar, zonder ze meteen toe te wijzen: datum van binnenkomst, aanmelder, cliëntnummer, zorgproduct, problematiek en een korte omschrijving. De app waarschuwt bij een dubbel cliëntnummer, toont per aanmelding de wachttijd en markeert urgente aanmeldingen. Te sorteren en te filteren per zorgproduct, zodat het aanmeldoverleg er direct mee werkt.
Teamoverzicht in uren
Per medewerker de ingezette directe uren tegenover de norm en hoeveel uur die erboven of eronder zit, met de caseload gekleurd per zorgproduct: WMO Basis en Complex, Jeugd Basis en Complex, en Zorgcoördinatie.
Matchadvies
Voorstellen op basis van ruimte in uren en daarna inhoud, met een matchpercentage per medewerker. Wie binnen twee maanden ruimte krijgt, doet al mee.
Uren per week
Ingezette uren per cliënt per week, in stappen van een kwartier; zorg om de week wordt een weekgemiddelde. De uren van één cliënt zijn te verdelen over meerdere begeleiders, met één hoofdbegeleider; de app controleert of de delen optellen tot het totaal.
Urenvoorstel met goedkeuring
Een begeleider stelt een hogere of lagere inzet voor. Het voorstel staat oranje in afwachting tot de beheerder het goedkeurt of afwijst, en telt pas daarna mee. Bij het inloggen ziet de beheerder openstaande voorstellen bovenaan, met de laatste wijzigingen: wie wat heeft aangepast. Er gaat geen mail rond.
Uitstroom in beeld
Begeleiders houden de verwachte afsluitdatum bij. Cliënten die binnen twee maanden afsluiten kleuren geel. Bij afsluiten kies je de reden van uitstroom uit een vaste lijst, en komen de uren direct vrij.
Medewerkerprofielen
Contracturen, expertises op drie niveaus en correcties voor indirecte taken, die direct doorwerken in de ruimte. Nieuwe medewerkers voert de beheerder zelf op.
Mijn caseload, ook op je telefoon
Begeleiders zien en beheren hun eigen cliënten in de webapp op hun telefoon, werken de afsluitdatum bij en stellen urenwijzigingen voor.
Rapportages als pdf
Beheerders maken met één klik een pdf van de wachtrij, het case-overzicht, de caseload per medewerker of het dashboard. De pdf ontstaat in de app zelf, zonder externe dienst.
Matchadvies
Eerst ruimte, dan inhoud
Elke medewerker krijgt een matchpercentage. Hoe dat tot stand komt, staat gewoon op het scherm.
-
Ruimte in urenleidend
Hoeveel directe uren heeft iemand nog tot de norm van 80% van de contracturen? Correcties voor indirecte taken tellen meteen mee.
-
Inhoudelijke matchdaarna
De problematiek van de aanmelding tegenover de expertises van de medewerker, gewogen naar niveau: basis, ervaren of specialist.
-
Ruimte die vrijkomtvooruitkijken
Wie binnen twee maanden een cliënt afsluit, doet al mee in het advies, op basis van de verwachte afsluitdatum.
De beheerder kiest en wijst toe, met een bevestiging en de mogelijkheid om het terug te draaien. Pas dan liggen de hoofdbegeleider en de uren vast, en verdwijnt de aanmelding uit de wachtrij.
Nieuwe aanmelding
Aanmelding · binnen op 2 oktober · 22 dagen wachttijd · via de huisarts
“Somber en angstig, huurachterstand en een beginnend bewindstraject.”
-
Tom K.86%7,7 u ruimte · GGZ specialist · schuldhulp ervaren
-
Sanne B.71%6,6 u ruimte · GGZ ervaren
-
Pieter H.58%ruimte vanaf 1 december · schuldhulp specialist
ruimteinhoud
Rollen
Iedereen ziet precies wat nodig is
De rechten liggen vast in de database zelf, niet alleen in de interface. Een begeleider kán technisch geen cliënten van collega's opvragen, en het aanmeldteam kan geen uren wijzigen.
Eindgebruiker
Begeleider
Ziet en beheert de eigen caseload, ook op de telefoon. Houdt de verwachte afsluitdatum bij en stelt urenwijzigingen voor.
Aanmeldteam
Intake en aanmelding
Voert aanmeldingen in en zet ze klaar in de wachtrij. Heeft geen rechten op urenwijzigingen.
Beheerder
Teamleider of planner
Ziet het complete dashboard, wijst cliënten toe met het matchadvies, keurt urenvoorstellen goed, corrigeert afsluitdatum en zorgproduct, beheert medewerkers en maakt rapportages. Heeft de beheerder zelf cliënten, dan staat 'Mijn caseload' er gewoon bij.
Dataopslag en verwerking
Alle gegevens blijven in Europa
Cliëntgegevens horen niet op een server aan de andere kant van de wereld. Caseload.nl verwerkt alles volgens de zorgnorm voor informatiebeveiliging, en geen byte verlaat de EU.
-
Volgens NEN 7510
De Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg is het uitgangspunt voor hoe we gegevens opslaan, beveiligen en beheren.
-
Alle data binnen de EU
Opslag en verwerking vinden uitsluitend plaats in datacenters binnen de Europese Unie.
-
Geen verwerkers buiten de EU
Ook de partijen achter de schermen, van hosting tot e-mail, zitten binnen de EU. Er is geen subverwerker van buiten Europa bij betrokken.
Privacy en veiligheid
Gebouwd met de AVG in gedachten
In de zorg gaat het om gevoelige gegevens. Daarom is Caseload.nl zo opgezet dat er zo weinig mogelijk bij anderen terechtkomt.
- Eigen omgeving per organisatie. Elke klant heeft een eigen, volledig gescheiden database, eigen accounts en eigen sleutels.
- Rechten in de database. Row-level security bepaalt per rol wat zichtbaar en bewerkbaar is.
- Geen AI-dienst. Aanmeldingen en omschrijvingen gaan niet naar een taalmodel.
- Niets dubbel. Budget, geïndiceerde uren en indicatiedata blijven in je zorgadministratie. Caseload.nl legt alleen vast wat nodig is voor de verdeling.
- Geen cliëntinformatie in de mail. Meldingen en voorstellen staan alleen in de app.
- Geen cookies, trackers of lettertypen van derden. Er gaan geen IP-adressen naar derden. Bezoekstatistieken zijn anoniem en blijven op onze eigen server.
- Alleen op uitnodiging. Zelfregistratie staat uit; accounts worden altijd door een beheerder aangemaakt.
- Namen alleen als je dat kiest. Een aanmelding werkt met een uniek cliëntnummer. Naam en contactgegevens staan standaard uit en gaan pas aan na een eigen AVG-toets.
- Rapportages zonder extra verwerker. Pdf's worden in de app zelf gemaakt, zonder externe dienst.
Starten
Van kennismaking tot eerste match
- Demo bekijken
Probeer de demo-omgeving met fictieve medewerkers en cases.
- Omgeving inrichten
Elke organisatie krijgt een eigen subdomein en database, met het eigen logo en de eigen kleuren.
- Team toevoegen
De beheerder voert collega's op met contracturen en expertises, en iedereen krijgt uitleg over hoe de app werkt.
- Verdelen
Aanmeldingen komen in de wachtrij en in het aanmeldoverleg verdeel je ze met het matchadvies. De keuze blijft bij de organisatie.
Zie het zelf in de demo
De demo met een fictief team van zes begeleiders en dertig cliënten staat binnenkort live. Wil je niet wachten? Neem contact op voor een rondleiding of een eigen omgeving.